Referat fra bestyrelsesmøder for Bøvling Idræts- og Kulturhus og BUF

Referat af generalforsamling den 24. april 2024

 

  1. Valg af dirigent

Bestyrelsen foreslår Bent Lyhne – og der er ingen protester, hvorfor han er valgt

Bent starter med at konstatere, at generalforsamlingen er lovligt indkaldt.

 

  1. Valg af referent.

Elsebeth foreslås – og hun vælges.

 

  1. Bestyrelsens beretning.

Ved Karsten Sønderskov:

2023 blev året, hvor vi blev færdige med at renovere hallen/køkken. Det gik hen og blev en lang proces, med mange timers hjælp fra frivillige, og mange indsamlede penge. Der skal herfra lyde en stor tak til alle, som har bidraget på den ene eller anden måde.

 

Her for en måneds tid siden fik vi endelig ibrugtagningstilladelsen fra kommunen. Det har været en lang sej proces at komme dertil.

 

Det eneste vi mangler nu, er at ligge fliser udenfor festlokalet. Det kommer, så snart det bliver bedre vejr.

Igennem hele bygge perioden, har vi været meget udfordret af byggestøv overalt indenfor. Det beklager vi meget, men vi har alle forsøgt at hjælpe med rengøring. Nu kan vi se fremad, og få udlejningen op i gear.

 

  • Motionscenter kører stadig rigtig godt og vi følger vores budget.

 

  • Der har været afviklet bryllup messen som noget nyt, med et ok besøgstal.
  • Jens Møller var i marts og fortælle om hans tid i politiet, med særligt fokus på efterforskningen i Kim Val mordet.
  • Komikeren Geo var forbi i juni, hvor vi startede med spidsning og efterfølgende underholdning fra ham. Ok opbakning med ca 60 personer.

 

  • Samme udlejning til Buf i foregående år, Gymnastik og Volley kører rigtig godt.
  • I Januar 2023 blev i opsagt af kommunen, til at varetage pedel funktionen i Sundhedshuset, grundet omstruktureringer i sundhedshuset.
  • I Marts 2024 fik Bøvling idræt og kulturhus opsagt vores driftsaftale med Lemvig kommune med udgangen af marts 2025. Det er samme tidspunkt, at hallen ikke har anden gæld, end 700.000 kr. til kommunen, som der ikke skal tilbagebetales. Jeg vil gerne opfordre den kommende bestyrelse, til senest i august/september at påbegynde en dialog med politikerne, om et fremtidig tilskud til Bøvling idræt og kulturhus. Ellers overgår vi som den eneste hal i kommunen til time betaling fra BUF, som så kan søge tilskud ved kommunen.
  • (Gammel tilskuds model)

 

  • Tak til diverse hjælpere, som er gode til at hjælpe, når der bliver spurgt om hjælp.

 

  • Vores medarbejder Sofie Hvingel er gået på barsel i februar måned. Tak for hendes arbejdsindsats her i hallen indtil her.
  • Som barsel vikar har vi fået ansat Simon Jacobsen. Han er lige kommet tilbage fra 14 dages barsel. Stort tillykke med familie forøgelsen. Simon har fået en hurtig start, grundet Sofie deltidssygemelding, men gør det allerede super godt. Mange tak for det.
  • Tak til Hans Jørgen, som både under Sofie deltids sygemelding og under Simons barsel, bare har taget over i selve driften. Tak for det.
  • Tak til alle for, at jeg har måttet være formand for bestyrelsen i 7 år og 5 år i bestyrelsen inden. Det har været super spændende at være med til ombygningen af hallen. Tak til alle de personer som har været en del af bestyrelses arbejdet, vi har altid haft mange gode diskutioner og holdningsudvekling.

 

 

Der blev stillet spørgsmål til ibrugtagningstilladelsen – Karsten oplyser, at dette er, som, titlen indikerer, er en tilladelse til at tage bygningerne i brug.

 

Selve fødevaregodkendelsen skal søges selvstændigt.

 

 

  1. Fremlæggelse af det reviderede regnskab.

Karsten præsenterer regnskabet

 

Omsætning:

Halleje – alle indtægter

Tilskud – består af lånafdrag og alm. tilskud

Diverse: primært fra høvsøre solcellepark (50.000)

Pedel – sundhedshus

Sponsorindtægter

Egne arrangementer – Jens Møller, spis dig rask og bryllupsmesse

Motionscenter: dette

Salg af strøm: nu 10 år siden installation – før 60 øre/kwh, nu 40 øre/kwh

Varesalg: diverse salg i kiosk

Varekøb: køb til kiosk mv.

  • Faldet 100.000 kr.

 

Personale:

  • Lavere personaleomkostninger

 

Salgomkostninger

  • Annonceudgifter er for højt – af erfaring må det konkluderes, at boost af reklamer ikke havde nødvendig effekt

 

Lokale:

  • Forbruget af varme har været for højt – prisen har ikke været for høj, men forbruget større
  • El – udgiften har været høj grundet manglende konvertere
  • Rep: 3 x konverteret til omkring 35.000 kr./stk
  • Rengøring: bl.a. renovation
  • Vedligeholdelse af driftsmidler – småting – næppe mulig at spare så meget på

 

Administration

Kontor – kan ikke ændres

It-omkostninger – igen boost af hjemmeside, og dyrere at beregne løn

Telefon og internet – der ses ind i dette

Porto og gebyr – bank og mobilepay

Revisor – dette er grundet tidsforbruget, så dette kan der ikke ændres ved

Forsikring – steget kraftigt, idet der er tegnet ny forsikring. Assurandør har oplyst, at hallen tidligere var underforsikret, nu er vi nok muligvis

Udgifter til hold og egne arrangementer – Jens Møller, Geo og Spis dig rask

 

Afskrivninger

  • Der afskrives hårdt på bygningsmassen – her er der 5 år tilbage at afskrive på
  • Afskrivning på andre anlæg: strålevarme – disse er nu fuldt ud afskrevet i 2024.

 

Finansielle omkostninger:

Diverse omkostninger til banken, kan næppe ændres

 

 

Materialle anlægsaktiver – samlet værdi 2,4 kr. i alt.

 

Langfristet gæld

  • Langfristet – dette er hvad hallen skal afskrive i 2024 – og så mangler

 

 

Balance

  • Likvide beholdning: 404.618 kr. og aktiver for 2.393.974

 

Resultatopgørelse

  • Resultat på - 61.267 kr.

 

Årets resultat er ikke tilfredsstillende, men henset til konverternes indkøbspris, som skal afskrives straks, er resultatet ikke så dårligt som frygtet.

 

Bent bemærker, at han anser regnskabet som ganske fornuftigt, henset til udgifterne til konvertere.

 

Regnskabet godkendes herefter

 

 

  1. Valg af forretningsudvalg, samt 1 suppleanter.

På valg er

  • Karsten Sønderskov – modtager ikke genvalg
  • Thomas Holm Husballe – modtager ikke genvalg
  • Hans Jørgen Christensen – modtager genvalg

 

Kristian Christensen oplyser, at han stiller op

 

Der er ikke endnu et medlem i forslag – så det foreslås, at bestyrelsen får bemyndigelse til at finde et 5. medlem

 

Suppleant – Her foreslås John Madsen

 

På den baggrund stemmes Hans Jørgen og Kristian ind i bestyrelsen, og John Madsen vælges som suppleant– og bestyrelsen får mandat til at finde et 5 medlem.

 

 

 

  1. Valg af revisor.

Beierholm foreslås og vælges

 

 

  1. Behandling af indkomne forslag.

Vedtægtsændringer:

Elsebeth fremlægges forslagene – se vedtægterne i selvstændigt dokument.

 

Bent bemærker, at der skal afholdes en ekstraordinær generalforsamling

 

Der er ingen bemærkninger, hvorfor de foreslåede vedtægtsændringer vedtages.

 

 

Karsten fremsætter herefter et forslag

Han fremlægger forsikringsvilkårene til en diskussion på generalforsamlingen, idet der er sket gentegning af forsikringerne, som muligvis nu synes overforsikret.

 

Karsten oplyser desuden, at han synes det er oplagt at drøfte forsikringsdækningen på generalforsamling, idet generalforsamlingen er hallens øverste myndighed, hvorfor det synes oplagt at tage en drøftelse af niveauet, så det ikke er alene er bestyrelsens ansvar, hvis der opstår udfordringer med forsikringsbeløbene.

 

Udbetalingsbeløbene er forholdsvis høje – og Karsten udtrykker bekymring for, at forsikringsselskabet vil se på den bogførte værdi i regnskaberne, som er langt under den værdi, som forsikringssummerne maksimalt er beløbet på.

 

Birgit nævner priserne for nyanskaffelse, som er langt over de priser, som kan indeholdes i forsikringssummerne.

 

Kristian nævner muligheden for at få en forsikringsmægler ud.

 

Bent nævner, at forsikringsselskaber altid tegner forsikringer for 5 år.

Han nævner videre, at hallen bør være opmærksomme på, at der, i tilfælde af brand, kommer en sum ud til dækning af det kommunale tilskud, som oprindeligt blev ydet,

 

Karsten understreger, at det skal undersøges, om der kommer en sum ud ved brand.

 

Der er på generalforsamlingen enighed om, at præmiebeløbene er høje, hvorfor det vil give mening at genforhandle – eventuelt via en forsikringsmægler.

 

 

Punktet, hvor alt kan debatteres, men intet kan besluttes.

Thomas nævner muligheden for at opsige halinspektøren og så hyre denne ind på timebasis, for at spare udgiften til lønningssystem.

 

Birgit spørger ind til fremtiden – er der økonomi til noget i hallen.

 

Karsten nævner her to ting, som det vil give mening at være opmærksomme på – køkkenet skal ind og lave penge, og så skal der arbejdes med kommunen – familie- og kulturudvalget, idet hallen ser ind i, at de skal tilbage på den gamle tilskudsmodel, hvor hallen ikke får et fast tilskud, men i stedet kan sende højere krav til idrætsforeningen, som lejer lokalerne, hvorefter idrætsforeningen kan søge refusion for dele af haludgifterne ved kommunen.

 

Det aktuelle er nu at få fat i kommunen.

 

Bent foreslår at tage fat i de konkrete medlemmer af familie- og kulturudvalget.

  • Christina Hove, Tina Boel, og Steen Madsen

 

Mette nævner, at Friskolen gerne vil i dialog og have et større samarbejdet med hallen.

 

Efter drøftelserne takker Bent for god ro og orden og generalforsamlingen slutter.

Referat af bestyrelsesmøde 28. februar 2024

Generalforsamling hallen Dato: 24. april. kl. 19.

Godkendelsen af byggeriet mangler. Simon rykker på det.

Vedtægtsændring: Antal medlemmer nedsættes fra 6 til 5. Gerne 0 suppleanter. Elsebeth undersøger muligheden. Tidspunktet for generalforsamlingen ændres til ultimo marts, så det kan afholdes samtidig med BUF. 2 på valg. 1 ledig position. Alle opfordres til at melde sig.


Generalforsamling BUF Dato 20. marts kl 19

Thomas laver beretning. Indkaldelsen sendes ud senest 10 dage før. 


Ødelagte ting i hallen

Det er ærgerligt, at der er nogle ting, der går i stykker. Vi skal blive bedre til at passe på hallen sammen og hjælpes ad med at holde øje med, at der ikke er noget, der går i stykker. Hvis man oplever, at noget er i stykker, meldes dette til halinspektøren med det samme.


Evt

Sponsoraftaler angående trøjer overgår til  Halinspektøren. Elsebeth og Katja stiller sig til rådighed.

Referat af bestyrelsesmøde 7. februar 2024

Barselsvikar

Simon er i gang med at blive introduceret til opgaverne. Hans Jørgen overlader sine opgaver til Simon. Sofie er gået yderligere ned i tid, så hun kun varetager kontoropgaver og indkøringen af Simon. Simon er på vej mod de 25 timer.

Halinspektørens faste tider i hallen: Der arbejdes på en nye kontortider i hallen. Dette kommer snarest.


Hallens økonomi

Ønskeseddel om nye borde, duge og pynteting i festlokalet bortfalder pt. Vi skal have byggeriet helt lukket og regnskabet færdigt før vi kan se på evt. nykøb. Selvom der mangler due eller andet, så er pengene der ikke lige nu. Service er købt. Det håber vi, folk vil bære over med. Vi er bekymrede for hallens økonomi.

 

Brandgodkendelse/tilladelse byggeri

Vi mangler den sidste godkendelse til ibrugtagen. Brandgodkendelsen er sendt til Lemvig kommune (LA).

 

Nyt fra motionscenteret

Tavlen i motionscenteret er kun til information mellem brugerne – ikke til reklame.

Der er problemer med 2 vinduer. Simon ser på det.

Ris og ros-kassen lukkes på nuværende tidspunkt, da det er de samme ønsker, som går igen.


Ønsker fra brugerne: 1 Olympisk vægtstang (20 kg). Evt med vægte. Katja spørger brugerne, om de kan bruge samme vægte.

Træningselastikker  og et længere sjippetov - købes af Sofie.

Squat-stativet er usikkert. Simon ser på det. Hvis det ikke kan repareres, skal der købes nyt.


Der er mange brugere. Alle er glade. Der er god stemning.
Løbebåndet skal lige støvsuges lidt grundigere.
Der er desværre nogen, der har pillet ved nogle af maskinerne/stativerne i motionscenteret. Det er vigtigt, at brugerne ikke forsøger selv at reparere eller ændre på maskinerne. Det er hallens ansvar og opgave at indstille maskinerne, så de fungerer korrekt.

 

BUF-årshjul

Forretningsudvalget har fået et årshjul i BUF-regi udarbejdet. BUF skal afholde generalforsamling senest ultimo marts. Vi kan ikke nå at holde begge generalforsamlinger (BUF og Hallen) samtidig i år. Generalforsamlingen sættes på dagsordenen for næste møde (se evt.).

 

Sponsoraftaler BUF og hallen

Alle sponsorater i BUF er kontaktet undtagen tøjsponsorer. Vi holder et møde med udvalgene, hvor vi skal have talt med fodbold og volleyball om tøjsponsoropgaven. Der er en nedgang i sponsorstøtte på 10.000 kr som fortrinsvis skyldes, at færre har ønsket at gentegne sponsorskilte til stadionet i BUF-regi. Sofie har gjort, hvad hun kunne for at tilbyde dem andre former for sponsorater.


Sofie og hallens sponsorudvalg er i gang med at gentegne skiltesponsorater til hallen.

Halinspektøren får det overordnede ansvar for sponsoraftaler i både BUF og Hallen og kan gøre brug af sponsorudvalget. Tøjsponsor-ansvarlige udsættes til næste møde.

Rammen med visitkortene i gangen ind til hallen skal opdateres. Elsebeth spørger Thomas.

 

Dato for næste møde og dagsorden

Næste møde holdes onsdag d. 28/2 kl. 19. Sofie sender dagsorden og mødeindkaldelse ud. Alle udvalg indkaldes. Dagsordenen deles i 2: 1: med udvalg fra kl. 19. 2: Efter udvalgsmøde. Udvalgene skal kun have 1. del.

 

Evt.

- Dato for generalforsamling i BUF: onsdag d. 20. marts kl. 19.

- Ok-aftalen stoppes - vi vil ikke reklamere for ikke-lokale.

- Hans Jørgen har opdaget, at der er et problem med varmt vand i den vestlige del af hallen. Smeden kommer og ser på det.

- Halinspektøren kan nu kode nøglebrikker til støttemedlemmer. Det er de røde.

- Nytårskur: Det viser sig, at ikke alle frivillige i BUF er blevet inviteret til nytårskuren. Det er en stor fejl. Vi skal have emailadresser på alle frivillige, så vi fremover kan tage kontakt direkte til hver enkel.


Referat af bestyrelsesmøde 29. november 2023

De kommende personalemæssige ændringer blev vendt, og det blev aftalt, at der skulle laves et jobopslag til en barselsvikar.

 

Renoveringsprojektet

Det gamle billardrum er blevet malet. Stole, redskaber og diverse er blevet flyttet derind, så det er tilgængeligt for trænere på de forskellige hold.

 

Der mangler fortsat nogle småting, før der kan blive åbnet ind til spejlsalen, men dette er i proces.

 

De brune stole, som har fyldt i redskabsrummet er blevet flyttet, så der er mere plads til gymnastikredskaberne.

 

Der er desuden entreret med nogle frivillige hjælpere, som kan hjælpe med flytteopgaven og opsætning af et gardin.

 

Hallen har fået samlet 50.000 kr. i solcellemidler fra Solcellepark Høvsøre til forbedring af udearealerne – både foran hallen og i forbindelse med spejlsalen.

 

Midlerne er blevet brugt på bl.a. indkøb af fliser, nyt navneskilt, indkøb af bord-/bænkesæt mv.

 

Motionscenter

Flere punkter blev vendt, herunder at

  • Folk primært skal henvende sig til halinspektøren for oprettelse af nøglebrikker
  • Der kommer yderligere kroge til vægtstængerne, så disse fremover ikke skal ligge på gulvet.
  • Ris/ros-kassen bliver benyttet flittigt, og der er både ønsker om yderligere maskiner, forskellige forbedringsforslag mv.
    • Det blev i den forbindelse aftalt, at der snarest vil komme en udmelding omkring de forskellige indkomne forslag/ønsker.

 

Udendørssko er fortsat en udfordring i motionscentret, hvorfor der vil blive stillet en skoreol op nede ved motionscentret.

 

Kasserer til BUF

Det er fortsat et problem at få en kasserer for BUF i lokalområdet, men DGI har rettet henvendelse til BUF angående muligheden for at antage kasserer-hjælp gennem DGI.

 

Der er i forretningsudvalget enighed om, at vi skal undersøge muligheden for at købe regnskabshjælp gennem DGI.

 

Eventuelt

Der er modtaget ønske om at kiosken på 1. sal skal være mere åben. Forretningsudvalget vil gå i tænkeboks herom.

  • Skulle andre have inputs hertil – er udenforstående mere end velkommen til at kontakte halinspektøren eller et forretningsudvalgsmedlem.

 

BUF afholder nytårstaffel for de frivillige i diverse udvalg, trænere mv. i januar.

Referat af bestyrelsesmøde 11. oktober 2023

Baby på vej 

Sofie oplyser, at hun er gravid, hvilket også har været grunden til, at hun har været lidt mere fraværende på det sidste.

Hun har termin til april 2024. 

 

Serviceniveauet i hallen

Aktuelt vil der blive sat bander op, men badminton og volley sætter selv net op, da der er forudgående aktivitet i hallen, som desværre ikke gør det muligt for Sofie at sætte net op.

 

Og hvis der er udfordringer eller ønsker, er folk altid velkommen til at tage fat i enten Sofie eller en fra forretningsudvalget.

 

For at højne rengøringen af halgulvet vil vi forsøge at vaske gulvet hver 14. dag.

 

Renovering/flytning

Billardbordene er nu blevet flyttet til nye lokaler overfor motionscentret. Der var i den forbindelse lidt udfordringer med temperaturen, men dette skulle gerne være løst.

 

Det gamle billardrum skal males, og så skal døren ind til spejlsalen åbnes op.

Alle stole skal flyttes derind, hvilket også burde give mere plads i redskabsrummet.

 

Hallen har modtaget midler fra solcellerne fra Høvsørevej til at forskønne området ude foran hallen og bagved hallen – ved festlokalet.

  • Der er sat et hegn op foran indgangen, for at skabe mere læ, og der skal ligges fliser omme ved spejlsalen.
  • Der vil også være midler til at købe borde-/bænkesæt til at stå på fliserne.

 

Hallens solceller

Der er desværre røget endnu en converter til solcelleanlægget på hallen, men dette skal skiftes, så solcellerne kan blive ved med at producere strøm.

 

Kasserer

Der mangler fortsat en ny til posten.

 

Motionscentret

Der er oplevet nogle mærkelige hærværk i motionscentret – gymnastikbolde, der punkteres, karabinhager, der limes sammen mv.

 

Vi vil derfor gerne opfordre til, at folk passer på tingene i motionscentret – og hvis forbipasserende ser noget mærkeligt, skal I endelig ikke tøve med at tage fat i medlemmer af forretningsudvalget eller Sofie.

 

Evt.

Der er bestilt et nyt vejskilt til hallen - med det nye navn. Og så fjerner kommunen ensretningen omkring hallen.

 

Årets julekalender fra BUF er bestilt– så husk at købe en kalender, når de søde sælgere kigger forbi.

Referat af bestyrelsesmøde 23. august 2023

Haldriften

Der er ved at blive undersøgt muligheden for nye tiltag i hallen, og for at leje hallen yderligere ud i dagtimerne. Det bliver i den forbindelse nævnt, at det er relevant at reklamere for, at der er mulighed for at leje hallen i nogle timer i løbet af dagtimerne.

 

BUF

Kasserer-posten i BUF mangler fortsat en, der ønsker at varetage opgaven, men der er aktuelt en, der har oplyst, at denne kunne være interesseret i at varetage opgaven.

 

Det drøftes, at Jysk energi har en jubilæumspulje, som kunne være relevant at søge midler hos. Det bliver i den forbindelse drøftet, at det vil give mening at målrette ansøgning, så det eventuelt kun var 1 udvalg, der søge midlerne, at idet gymnastikudvalget har flere ønsker til nyanskaffelser, blev det aftalt, at dette udvalg skulle søgte i puljen.

 

Halinspektørens rolle i BUF blev også drøftet, og denne består aktuelt i at varetage hjemmeside, sociale medier og den overvejende del af BUF’ sponsoraftaler.

 

Det bliver i den forbindelse nævnt, at der mangler lidt hænder til sponsorudvalget.

 

Økonomi – BUF

Thomas er blevet kontaktet af Støtteforeningen Danmark, som tilbyder et koncept til idrætsforeninger, hvor foreningen kan gøre reklame for produkterne, og så kan køberne vælge, at støttebeløbet skal gå til BUF.

 

Idet BUF ikke skal binde sig for et varekøb af en given mængde, som skal videresælges, er der enighed om, at BUF gerne vil deltage i dette.

 

Vedrørende BUF’ økonomi er det aktuelt meget fin – der bliver indkøbt mindre nyanskaffelser efter behov, og egenkapitalen er fornuftigt til at modstå dårligere tider.

 

BUF’ aktiviteter

Muligheden for at genstarte nogle tidligere aktiviteter drøftes, og visse af de tidligere aktiviteter skal genstartes, mens der ikke er kræfter til at løbe med andre opgaver.

 

Mangler i køkken og festlokale

Der begynder at komme henvendelser vedrørende udlejning af festlokalet, hvorfor der er behov for at få fyldt op med service.

 

Hallen afventer fortsat udbetaling af både LAG-midler og de DGI-midler, som byens borgere har indbetalt. LAG er afrapporteret tilbage i vinteren 2023, mens der er søgt om udbetaling af DGI-midler inden sommerferien.

 

Indtil disse midler er til hallens rådighed, er der enighed om, at hallen ikke skal lave større nyanskaffelser af hverken service, borde eller lignende.

 

Sofie undersøger dog mulighederne for at finde nogle løsninger til et senere tidspunktet.

 

Diverse

Hallen har fået tilsagn om et sponsorat af Jysk energi til forskønnelse af området foran hallen.

 

Området med diverse buske, træer og lignende tilhører dog kommunen, og kommunen ønsker ikke, at den nuværende beplantning bliver fjernet.

 

Vedrørende boldbanerne skal to af de gamle lysmasker i træ fjernes, idet de er af ældre dato, og mulighederne for at lave en form for stadionport til stadion er ved at blive undersøgt.

 

Status på ombygningen er, at vi mangler det sidste fra arkitektkontoret, så de sidste tilladelser kan komme i hus.

 

Billard skal flytte lokale, og der er bestilt flyttemænd den 18.-19. september.

Sofie nævner i den forbindelse, at et par stærke medhjælpere vil være en stor hjælp, da et af bordene ikke kan skilles ad, hvorfor der er behov for en del mennesker til at løfte.

 

Behovet for at hallen er momsregistreret nævnes. Sofie vil tage en snak om fordel og ulemper med revisoren, og herefter give en tilbagemelding til forretningsudvalget.